Quản lý chấm công ở công trường xây dựng không giống quản lý chấm công ở văn phòng. Mọi chuyện không kết thúc khi ai đó bấm giờ vào và bấm giờ ra. Điều quan trọng là hôm đó ai có mặt ở công trường nào, được tính bao nhiêu công, và hồ sơ ấy có đi thẳng tới quyết toán chi phí nhân công cùng các khai báo mà không lệch hay không. Khi có nhiều công trường và các tổ đội thầu phụ thay đổi mỗi ngày, chính mắt xích này đứt trước tiên.
Vì sao cách làm của văn phòng không chạy được ở công trường
Thứ nhất, lực lượng lao động không cố định. Tổ cốp pha hôm nay làm ở công trường A thì ngày mai đã ở công trường B. Ở văn phòng, hồ sơ của một người chạy liền mạch từ lúc vào đến lúc nghỉ; với lao động thời vụ, hồ sơ chấm công đứt đoạn rồi bắt đầu lại ở từng công trường.
Thứ hai, việc quản lý chồng nhiều lớp. Có nhà thầu chính, dưới đó là các nhà thầu chuyên ngành, rồi đến tổ trưởng của từng tổ. Tùy vào ai ghi sổ điểm danh mà cùng một người trong cùng một ngày có thể để lại hai bản ghi.
Thứ ba, đơn vị của một ngày là công chứ không phải giờ. Nếu buổi sáng mưa và chỉ làm được nửa ngày thì tính 0,5 công hay 1 công lại tùy thông lệ từng công trường. Khi mỗi tổ áp một chuẩn khác nhau, quyết toán cuối tháng chắc chắn va nhau.
Thứ tư, hồ sơ không dừng ở chấm công. Phạm vi công trường áp dụng chế độ thẻ điện tử cho lao động xây dựng của Hàn Quốc vẫn mở rộng dần, và để khai báo quỹ hưu trí thì số ngày công phải chính xác. Dữ liệu chấm công sai thì mọi khai báo dựng trên đó đều lung lay.
Bốn điểm hồ sơ điểm danh hay lệch
Những chỗ thực sự phát sinh vấn đề ở công trường thường lặp lại.
- Sổ điểm danh ghi tay còn quyết toán làm trên bảng tính, con số đổi trong lúc có người chép qua lại
- Tổ trưởng chấm công thay cho cả tổ, khiến người không hề có mặt vẫn được ghi nhận đi làm
- Danh sách dự huấn luyện an toàn hoặc họp TBM không khớp với danh sách điểm danh hôm đó
- Dữ liệu quẹt thẻ điện tử và sổ điểm danh công trường được quản lý riêng, đến lúc khai báo mới lộ ra chênh lệch
Chúng có chung một nguyên nhân: nơi tạo ra hồ sơ và nơi sử dụng hồ sơ nằm tách rời nhau. Công trường tạo trên giấy và bảng tính, trụ sở dùng cho quyết toán và khai báo, còn ở giữa có người chép tay thì nhất định sẽ lệch.
Một bộ dữ liệu chấm công kéo theo cả quyết toán, khai báo và an toàn
Nếu chỉ coi quản lý chấm công xây dựng là việc bấm giờ vào ra, hiệu quả so với chi phí sẽ khó thấy. Trên thực tế, một bộ dữ liệu kéo theo nhiều đầu việc cùng lúc.
Hồ sơ điểm danh chính xác tạo căn cứ cho quyết toán chi phí nhân công. Thống nhất cách tính công giữa các công trường thì cuối tháng gần như không còn gì phải đối chiếu lại. Chính dữ liệu đó trở thành bản gốc cho khai báo thẻ điện tử và quỹ hưu trí; và khi đã xác định được ai có mặt hôm đó, hồ sơ hoàn thành huấn luyện an toàn cùng xác nhận dự TBM cũng nối vào danh sách một cách tự nhiên.
Ở mảng an toàn thì càng rõ. Thứ công trường bị yêu cầu không phải là sự tồn tại của giấy tờ, mà là bằng chứng cho thấy giấy tờ ấy khớp với thực tế lao động. Khi danh sách học viên và danh sách điểm danh lệch nhau, cả hai hồ sơ đều mất tin cậy. Chấm công chính xác thì hồ sơ an toàn dựng lên trên đó mới có sức nặng.
Để nhìn mọi công trường trên một màn hình của trụ sở
Muốn vận hành quản lý tập trung trên thực tế thì phải theo thứ tự.
Rốt cuộc thứ còn lại là độ tin cậy của hồ sơ
Mục tiêu của quản lý chấm công xây dựng không phải là bản thân việc quản lý. Đó là đạt tới trạng thái không còn gì phải đối chiếu lại vào cuối tháng. Một ngày trôi qua ở công trường thì ngày đó đã sẵn là dữ liệu; quyết toán, khai báo và quản lý an toàn dùng thẳng dữ liệu ấy. Đến được đây thì thời gian người quản lý bỏ ra để kiểm tra con số sẽ chuyển thành thời gian nhìn vào công trường.
Đây cũng chính là bài toán CONNECTIN đang giải với ilyongyee, giải pháp vận hành công trường thông minh của chúng tôi: lấy hồ sơ lao động đã được xác thực làm điểm xuất phát và nối chấm công, công, quyết toán cùng quản lý an toàn thành một dòng duy nhất, để một ngày ở công trường trở thành dữ liệu và dữ liệu đó dẫn tới những quyết định tốt hơn.
